Enregistrements d'étudiants, confidentialité, Ferpa College of Libéral Arts et Sciences

Protéger la vie privée des dossiers d'éducation des étudiants

Instructeur Smith, qui enseigne les mathématiques 1320, demande des notes de Math 1310 et de GPA cumulatifs et CMA cumulatifs pour trois de ses étudiants actuels (Remarque: Math 1310 est préalable à Math 1320). Pouvez-vous fournir les informations?

Réponse: L'instructeur Smith a un enseignement légitime "besoin de savoir" ce qui compte ses élèves reçus dans un cours préalable. Cependant, il n'a pas de "besoin de savoir" la GPA des étudiants

Vous recevez un appel téléphonique du service de police local demandant si vous pouvez vérifier que l'un de vos étudiants a été programmé pour une classe sur une date et une heure spécifiques. Le policier indique qu'il participe à une enquête concernant l'étudiant. Êtes-vous autorisé à fournir les informations demandées?

Vous recevez un appel de la police de Campus Aum pour obtenir le calendrier d'adresse et de classe d'un élève. Vous êtes informé qu'il a un mandat pour l'arrestation de l'élève. Pouvez-vous fournir les informations demandées?

Réponse: FERPA considère les responsables de la sécurité du campus en tant qu'employés ayant un "intérêt pédagogique légitime" s'ils sont désignés comme "responsables de l'université" et fonctionnant dans le cadre de leur emploi. Le mandat ne serait pas nécessaire. Ces demandes devraient être transmises au bureau du registraire de traitement.

Vous recevez un appel téléphonique frénétique de quelqu'un qui a déclaré être la mère d'un étudiant qui doit entrer en contact avec sa fille immédiatement en raison d'une urgence familiale. Pouvez-vous fournir des informations relatives à l'horaire de la classe de l'étudiant?

Vous recevez un appel de quelqu'un indiquant qu'ils effectuent une vérification de fond sur un étudiant en préparation d'une offre d'emploi. L'étudiant n'a pas fourni le consentement écrit pour publier des informations éducatives. Comment pouvez-vous répondre?

Réponse: À moins que l'étudiant ait placé un indicateur de confidentialité sur son enregistrement, vous pouvez fournir des informations de répertoire (y compris les grandes, les diplômés et les récompenses reçues). Vous pouvez également fournir des observations personnelles que vous avez de l'étudiant. Cependant, sans consentement écrit de l'étudiant, vous ne pouvez pas relâcher d'autres informations de l'enregistrement éducatif, y compris les notes, GPA, etc.

Un agent FBI vient à votre bureau et demande une copie de la transcription d'un élève ou d'autres informations de non-répertoire. L'agent présente son badge et ses états qu'il effectue une vérification de fond. Pouvez-vous libérer les informations?

Réponse: à moins que l'étudiant ait donné un consentement écrit, permettant à sa mère d'accéder à ses dossiers, vous ne pouvez pas discuter de la situation de son fils. Vous pouvez toutefois discuter de votre philosophie de classement en termes généraux, comme présenté sur le programme du cours.

Une mère appelle votre bureau, à la recherche d'informations sur son fils. Elle n'a pas entendu parler de lui dans trois semaines et il n'a pas retourné ses appels téléphoniques. Elle est inquiète. Elle veut les noms, les numéros de téléphone et les adresses électroniques des instructeurs de son fils de vérifier si son fils assiste ou non. Si vous fournissez cette information?

Réponse: Dans des circonstances de routine, vous ne pouvez pas relâcher les informations sur les cours à MOM, car les informations d'inscription du cours ne sont pas considérées comme des informations de répertoire. Vous pouvez contacter les membres du corps professoral au nom de la mère pour vous renseigner sur la participation. S'il s'avère que l'étudiant n'a pas récemment participé à la classe, il serait alors conseillé de contacter la police du campus et de laisser sa mère sache. En outre, si vous ou d'autres personnes ont récemment vu l'étudiant, vous pouvez communiquer cette information à la mère depuis les "observations", ne sont pas des informations provenant d'un enregistrement éducatif.

Vous recevez un appel des parents de l'un de vous anciens élèves. Leur fils a été rejeté il y a plus d'un an. Les parents vivent en Floride et paient pour leur fils d'assister à Aum pour chaque mandat au cours des trois dernières années. Ils ont appelé à voir comment les choses allaient depuis qu'ils n'ont pas entendu beaucoup de leur fils. Comment gérez-vous la conversation?

Dans ce cas, le consentement préalable est nécessaire pour libérer quoi que ce soit, mais des informations de répertoire. Toutefois, si l'étudiant n'a pas opté d'informations sur les annuaires, le responsable de l'école pourrait informer le parent que l'étudiant n'est pas étudiant à l'institution. Vous ne pouvez pas dire aux parents qu'il a été rejeté. En outre, envisagez des conseils pratiques pour parler avec les parents. Découvrez ce qu'ils connaissent et en construisent déjà. Le cas échéant, discutez de l'utilisation de l'exception de dépendance de l'IRS pour donner accès à l'enregistrement de leur fils.

Un parent veut que la capacité de parler avec les instructeurs de sa fille sur une base régulière en ce qui concerne ses progrès dans les classes. La fille a signé un consentement d'accorder son accès à sa mère à ces informations. Êtes-vous obligé d'honorer cette demande?

Réponse: Non. La seule condition de divulgation qui est un "must" sous Ferpa est à l'étudiant. Toutes les autres divulgations, même avec le formulaire de libération d'un étudiant, c'est un «mai». La décision de participer à un dialogue avec un parent est à la discrétion du membre du corps professoral ou du département.

Les parents de votre conseiller sont divorcés. Par accord, la mère le prétend aussi dépendante, mais son père aidait à se frayer un chemin à travers le collège. L'étudiant et sa mère ont refusé de partager quelque chose avec le père de ses progrès scolaires. Pouvez-vous partager ces informations avec le père de ses progrès scolaires. Pouvez-vous partager ces informations avec le père sans le consentement de l'élève?

Réponse: FERPA permet la publication d'informations sans consentement à l'un des parents si l'étudiant est réclamé en tant que personne à charge de l'un des plus récents formaux fiscaux. Une dépendance de validation de la déclaration de revenus doit être déposée auprès du greffier avant de relâcher les informations. Si le père ne peut pas obtenir une copie de la déclaration de revenus, il pourrait avoir besoin de recourir à une action en justice pour obtenir les informations sur les enregistrements de l'éducation.

Un demandeur fournit une transcription secondaire dans le cadre de son application Aum. L'étudiant n'est pas admis à Aum. Une autre université demande une copie de la transcription. Pouvez-vous le fournir?

Réponse: Non. Même si l'étudiant ne s'inscrit pas à Aum et n'est donc pas protégé sous Ferpa, FERPA interdit aux institutions de ré-divulguer un dossier éducatif reçu d'une autre institution, à moins que nous ayons écrit l'élève consentement.

Un étudiant vous demande d'écrire une lettre de recommandation pour une demande d'emploi. Elle vous fournit une copie de son CV qui indique sa GPA. Pouvez-vous inclure dans la lettre la GPA et les notes qu'elle a reçues dans votre classe?

Un étudiant de votre classe en ligne vous informe qu'ils ont un drapeau de confidentialité sur leur dossier et leurs États, qu'en raison du drapeau, elle ne peut pas participer à une chat en ligne requise parmi ses camarades de classe. Dois-tu l'excuser de cette partie de la classe?

Vous enseignez une classe qui a un composant de discussion Web basé sur le Web. Les membres de la classe peuvent voir l'adresse électronique et le nom de chacun. Il est ouvert au public pour la vision ou l'utilisation. Y a-t-il des problèmes de FERPA?

Réponse: Non. Depuis que la discussion n'est accessible que pour l'élève de la classe, il n'y a pas de violation de la FERPA. Toutefois, les informations de non-annuaire ne doivent pas être affichées sur le site. Les règlements de FERPA de 2009 énoncent spécifiquement que les noms d'utilisateur des étudiants peuvent être affichés à d'autres personnes d'une classe, même si l'étudiant en question a choisi "Aucune libération" pour obtenir des informations de répertoire.

Mars

Les dossiers d'éducation des étudiants sont des documents officiels et confidentiels protégés par l'une des lois sur la protection de la vie privée les plus fortes de la nation, la Loi sur les droits de l'éducation familiale et la protection de la vie privée (FERPA). FERPA, également connu sous le nom d'amendement de Buckley, définit les registres de l'éducation comme tous les enregistrements que les organismes d'enseignement des écoles ou de l'éducation entretiennent des étudiants.

FERPA donne aux parents (ainsi que des étudiants dans des écoles postsecondaires) le droit d'examiner et de confirmer l'exactitude des archives de l'éducation. Les lois sur la «vie privée» des États-Unis garantissent que des informations sur les citoyens collectées par les écoles et les agences gouvernementales ne peuvent être libérées que de manière spécifique et légalement définie. Depuis la promulgation de FERPA en 1974, CONCRESS a renforcé les garanties de la vie privée des registres de l'éducation par la suite de la loi, affinant et clarifiant les droits de la famille et les responsabilités de l'agence visant à protéger ces droits.

La citation légale de la loi de FERPA peut être trouvée à l'US. Code (20 USC 1232G), qui intègre toutes les modifications apportées à FERPA. Les règlements FERPA se trouvent dans le registre fédéral (34 CFR, partie 99). Les amendements de FERPA en 1994 figurent en droit public (p. 103-382.

FERPA protège la confidentialité

FERPA s'applique aux écoles publiques et aux agences d'éducation des États publics ou locales qui reçoivent des fonds de l'éducation fédérale et protège les enregistrements papier et informatisés. Outre les lois fédérales qui limitent la divulgation d'informations des dossiers des étudiants, la plupart des États ont également des lois sur la protection de la vie privée qui renforcent la FERPA. Les lois sur l'État peuvent compléter la FERPA, mais le respect de la FERPA est nécessaire si les écoles continuent à être éligibles pour recevoir des fonds de l'éducation fédérale.

FERPA nécessite des écoles et des agences d'éducation locales pour informer chaque année les parents de leurs droits sous FERPA. L'avis doit informer efficacement les parents handicapés ou qui ont une langue maternelle principale autre que l'anglais. L'avis annuel relatif aux droits de la FERPA doit expliquer que les parents peuvent inspecter et examiner les archives et, s'ils croyaient que les dossiers sont inexacts, ils peuvent chercher à les modifier. Les parents ont également le droit de consentir à la divulgation d'informations personnellement identifiables dans le dossier, sauf dans des circonstances autorisées.

Ferpa donne à la fois les parents, la garde et le non-peu encustodial, l'égalité d'accès aux informations sur les étudiants, à moins que l'école aient une preuve d'une ordonnance du tribunal ou d'un droit d'État révoquant ces droits. Lorsque les élèves atteignent l'âge de 18 ans, ou lorsqu'ils deviennent des étudiants lors d'établissements d'enseignement postsecondaire, ils deviennent des «étudiants éligibles» et des droits en vertu de la FERPA. Cependant, les parents conservent l'accès aux dossiers des étudiants des enfants qui sont leurs personnes à leur charge fiscales.

FERPA définit un record d'éducation

Les archives d'éducation incluent une gamme d'informations sur un étudiant qui est maintenu dans les écoles de toute manière enregistrée, telle que l'écriture manuscrite, l'impression, le média informatique, la vidéo ou la bande audio, le film, le microfilm et la microfiche. Les exemples sont:

  • Date et lieu de naissance, parent (s) et / ou adresses de tuteurs, et où les parents peuvent être contactés en cas d'urgence;
  • grades, scores de test, cours pris, Spécialisations et activités académiques et lettres officielles concernant le statut d'un étudiant à l'école;
  • Records d'éducation spéciale; <
  • Disciplinary Records; <
  • Dossiers médicaux et de santé que l'école crée ou collecte et maintient;
  • Documentation de la présence, les écoles suivies, des cours suivis, des récompenses conférées et des diplômes gagnés;
  • informations personnelles telles que le code d'identification d'un élève, le numéro de sécurité sociale, image ou autres informations permettant de faciliter l'identification ou la localisation d'un élève.

Les notes personnelles faites par les enseignants et les autres responsables de l'école qui ne sont pas partagées avec d'autres ne sont pas considérées comme des registres de l'éducation. En outre, les dossiers de l'application de la loi créés et maintenus par une unité d'application de la loi d'école ou de district ne sont pas des registres d'éducation.

Une partie de l'enregistrement de l'éducation, appelée informations répertoriées, inclut des informations personnelles sur un étudiant qui peut être rendue publique selon la politique des dossiers de l'étudiant du système scolaire. Les informations d'annuaire peuvent inclure le nom, l'adresse et le numéro de téléphone d'un étudiant, ainsi que d'autres informations généralement trouvées dans les annuaires scolaires ou les programmes d'athlétisme. D'autres exemples sont des noms et des images de participants à diverses activités extrascolaires ou de récipiendaires de récompenses, d'images d'étudiants et de hauteur et de poids des athlètes.

Chaque année, les écoles doivent donner aux parents avis public des types d'informations désignées comme des informations de répertoire. Par une période déterminée après la notification de leurs droits d'examen, les parents peuvent demander à supprimer tout ou partie des informations sur leur enfant qu'ils ne souhaitent pas être à la disposition du public sans leur consentement.

FERPA garantit un examen parent et un appel

Si, après examen, les parents trouvent un dossier d'éducation est inexact ou trompeur, ils peuvent demander des changements ou des corrections, ainsi que des écoles et des agences d'éducation doivent répondre rapidement à ces demandes.

Les demandes doivent être effectuées par écrit, conformément à l'avis de procédure annuel d'une agence d'exercice des droits de modification de modifications. Dans un délai raisonnable, l'école ou l'agence doit décider si la demande de modification d'un enregistrement est cohérente avec sa propre évaluation de l'exactitude de l'enregistrement. Si la demande d'un parent est refusée, il doit être offert la possibilité d'une audience. Si le désaccord avec l'enregistrement continue après l'audience, le parent peut insérer une explication de l'objection dans le dossier. Les dispositions de FERPA ne s'appliquent pas aux grades et aux décisions éducatives concernant les enfants que le personnel scolaire gagne.

Alors que les parents ont le droit de revoir les archives, les écoles ne sont pas requises par la loi fédérale de fournir des copies d'informations, à moins que la fourniture de copies ne soit la seule façon de donner aux parents l'accès. Les écoles peuvent facturer des frais raisonnables pour obtenir des enregistrements, et ils ne peuvent pas détruire des enregistrements si une demande d'accès est en attente.

FERPA restreint la divulgation des dossiers d'étudiants

Les agences d'enseignement local et les écoles peuvent libérer des informations des dossiers de l'éducation des étudiants avec le consentement écrit préalable des parents, dans des conditions limitées spécifiées par la loi, ou comme indiqué dans les politiques des dossiers des agences locales. Les mêmes règles limitant les divulgations s'appliquent aux documents maintenus par des tiers agissant pour le compte des écoles, tels que les organismes d'enseignement de l'État et local, des unités administratives intermédiaires, des chercheurs, des psychologues ou des médecins qui travaillent pour ou sont sous contrat pour les écoles.

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